En VivexIA S.A.S. protegemos tu información personal con total transparencia y rigurosidad legal, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Versión 2.0 — Vigente desde el 06 de abril de 2026. Sustituye integralmente la versión anterior.
La presente política tiene por objeto dar a conocer a todos nuestros empleados, clientes, proveedores, accionistas y en general a todas las personas que interactúan con VIVEXIA S.A.S. (en adelante VivexIA) los lineamientos para el tratamiento de datos personales y el manejo de cookies, garantizando el derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que haya sido recopilada sobre ellos.
Su base legal son los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia de 1991, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto 1074 de 2015.
Esta política aplica a accionistas, clientes, miembros de junta directiva, candidatos en proceso de selección, trabajadores, socios comerciales, contratistas, proveedores de bienes y servicios, y en general a terceros que tengan relación directa o indirecta con VivexIA.
Abarca todas las bases de datos, sitios web y archivos de información personal en poder de VivexIA, dentro del marco de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes.
Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento por parte de la organización.
Información que identifica o hace identificable a una persona natural: nombre, cédula, correo, teléfono, imagen, datos biométricos, entre otros.
Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación: convicciones políticas, religiosas, salud, vida sexual, datos biométricos.
Dato de naturaleza íntima o reservada que solo es relevante para el titular.
Dato cuyo conocimiento puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o grupo de personas (ej. datos financieros).
Dato que no tiene carácter íntimo, reservado ni sensible. Por ejemplo: estado civil, profesión, calidad de comerciante.
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos (VivexIA S.A.S.).
Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Solicitud del titular o sus legitimados para corregir, actualizar o suprimir sus datos, o revocar la autorización por presunto incumplimiento legal.
Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Envío de datos personales a un receptor que es a su vez responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
Comunicación de datos dentro o fuera de Colombia con objeto de un tratamiento realizado por cuenta del encargado.
VivexIA aplica los siguientes principios en el manejo, uso, tratamiento, transferencia y almacenamiento de datos personales:
La información personal que recabe VivexIA solo podrá ser entregada a las siguientes personas o entidades, de conformidad con el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012:
A los Titulares de la información, a sus causahabientes o a sus representantes legales debidamente acreditados.
A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
A los terceros expresamente autorizados por el Titular o por estipulación legal.
En cumplimiento del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, VivexIA S.A.S. asume las siguientes obligaciones institucionales:
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular para el tratamiento.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
Garantizar que la información suministrada a los Encargados del Tratamiento sea veraz, completa, exacta y actualizada.
Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos suministrados.
Informar a la autoridad de protección de datos (SIC) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad o riesgos en la administración de la información.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
Cuando VivexIA contrate a proveedores o terceros para realizar el tratamiento de datos por su cuenta, estos deberán cumplir con las obligaciones estipuladas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012:
Atención, control, almacenamiento, comunicación, acreditación, capacitación, registro y análisis de actividades y estrategias relacionadas con VivexIA.
Comunicación, almacenamiento, capacitación, registro, procesamiento, autorización, consolidación, análisis y reporte de actividades de gestión humana.
Registro, almacenamiento, consolidación, formalización y ejecución de contratos relacionados con VivexIA.
Comunicación, almacenamiento, actualización, mercadeo, relacionamiento, acreditación y atención relacionada con las actividades comerciales.
El tratamiento de datos de menores de edad queda prohibido salvo cuando se trate de datos de naturaleza pública y se respeten sus derechos fundamentales. Cuando VivexIA identifique datos de un menor sin autorización de sus padres o representantes legales, los utilizará únicamente para contactar al tutor. Si no se obtiene autorización en 5 días hábiles, la información del menor será eliminada.
VivexIA garantiza en todo momento el ejercicio de los siguientes derechos:
Todo tratamiento que VivexIA haga de información personal requiere la autorización previa, libre, expresa e informada del titular, obtenida por cualquier medio físico o digital que pueda ser objeto de consulta posterior.
Los Titulares o sus causahabientes pueden formular solicitudes para consultar sus datos o presentar reclamos para su corrección o supresión a través del correo contacto@vivexia.co.
Aplica cuando el Titular solicita conocer la información personal que reposa en las bases de datos de VivexIA.
Aplica cuando el Titular considera que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierte un incumplimiento legal.
La solicitud debe incluir: Nombre completo y número de identificación del Titular, descripción clara y detallada de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo, pretensión concreta, pruebas que se deseen hacer valer y datos de contacto para la notificación.
VivexIA cuenta con un Oficial de Protección de Datos designado para liderar la gestión del Programa de Protección de Datos y cumplir las siguientes funciones:
Mantener actualizado el registro e inventario de las Bases de Datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Diseñar y ejecutar evaluaciones y auditorías periódicas del Sistema de Gestión de Privacidad.
Coordinar programas de entrenamiento continuo sobre protección de datos personales a colaboradores y contratistas.
Liderar la atención y reporte de brechas o vulneraciones a la seguridad de la información personal.
Canalizar y dar respuesta en los términos legales a las solicitudes, consultas y reclamos presentados por los Titulares.
Evaluar permanentemente los riesgos en el tratamiento de datos en nuevas herramientas, software y modelos de IA.
VivexIA adopta el principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability), implementando medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales apropiadas para garantizar la seguridad de los datos personales.
Dichas medidas se orientan a prevenir la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, asegurando la confidencialidad, integridad y disponibilidad continua de las bases de datos de la organización.
No obstante lo anterior, el usuario comprende y acepta que en el entorno digital no es posible garantizar la seguridad absoluta frente a fallas técnicas imprevistas, ciberataques de extrema sofisticación o eventos de fuerza mayor fuera del control razonable de la organización.
Esta Política de Tratamiento de Datos (Versión 2.0) rige y es vigente a partir del 06 de abril de 2026, sustituyendo integralmente la versión anterior.
Agente de IA de VivexIA
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